6698 sayılı Kanun’la hayatımıza giren VERBİS, “Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi” anlamına gelmektedir. Yasa hükümlerine göre kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, kişisel veri işlemeye başlamadan önce VERBİS’e kayıt olmak zorundadır.
Buna göre Kanun’un yükümlü kıldığı gerçek ve tüzel kişiler, veri işleme faaliyetleriyle ilgili bilgileri sistemde kategorize edildiği şekliyle VERBİS’e beyan etmek zorundadır. VERBİS sistemi ile, gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının kimler olduğu kamuya açık olarak bu sistemde açıklanır ve kişisel verilerin korunması hakkında herkesin denetimine açık nasıl bir yol, yöntem izleyeceklerini sisteme tanımlamış olur. Söz konusu sistemin amacı kişisel verilerin etkin bir şekilde korunmasını sağlamaktır.
Verbise Kayıt Süresi
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre VERBİS’e kayıt için belirli bir süre öngörülmüştür, bu süre veri sorumluları tarafından eksik bildirim yapılması nedeniyle 2 defa ertelenmiş ancak tekrar ertelenmesi söz konusu değildir. Veri sorumluları, Kurul tarafından belirlenen ve ilan edilen süre içinde Veri Sorumluları Siciline kayıt yaptırmak zorundadır.
Yaptırımlar
VERBİS kayıt ve bildirim yükümlülüğünün ihlali halinde idari para cezası uygulanacağı KVKK’da düzenlenmiştir. İdari para cezalarının her yıl sınırlarının artırılacağı nazara alındığında; alt sınırdan ceza verildiği ihtimalde dahi küçük ve orta ölçekli birçok Şirket için ağır yaptırımlar söz konusu olacaktır. Kanun’un 18’inci maddesinin birinci fıkrasının ç bendinde kanunun getirdiği yükümlülükleri yerine getirmeyenler hakkında 36.053 TL – 1.802.641 TL kadar idari para cezası verileceği hükmedilmiştir.
Verbise Kayıt Yükümlülüğü Bulunan Kişiler
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre veri sorumlusu, kişisel verileri tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işleyen tüm gerçek ve tüzel kişiler VERBİS sistemine kayıt olmakla yükümlüdür. Şirketler, kanunun yayınlanma tarihinden önce işlemiş oldukları tüm kişisel verileri de, 7 Nisan 2018 tarihi itibariyle kanuna uygun hale getirmek mecburiyetindedir. Buna göre;
Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan veri sorumluları
Yurtdışında yerleşik veri sorumluları
Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumluları
Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları
Kanun’la belirlenen istisnalar dışında Sicil’e kaydolmakla yükümlüdür.
VERBİS’e Kayıt İşlemleri
Kişisel Verileri Koruma Kanunu ile Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik (VERBİS) gerçek ve tüzel kişilerin sicile kaydının nasıl yapılacağını düzenlemiştir. Kişisel Verileri Koruma Kurumunun (KVKK) internet sitesi olan www.kvkk.gov.tr aracılığıyla giriş yapılarak atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak kayıt işlemi sonuçlanır.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun veri sorumlusuna yüklediği bu yükümlülük, veri sorumlularının yanlış bilgiler girmesi sebebiyle iki defa ertelenmiştir. Zira girilen yanlış bilgiler nedeniyle birçok veri sorumlusuna yüksek idari para cezası kesilmesi söz konusu olacaktı. VERBİS’e kayıt sürecinde önemli olan kayıt işlemini yapmak değil, bu kaydın mevzuata uygun olmasıdır. Aksi halde salt idari para cezasından kaçınmak için bildirimler gerçekleştirildiğinde bu bildirimlerin aranan içeriği karşılamadığı Kurum tarafından kolaylıkla tespit edilebilmektedir bu nedenle Verbis kaydının bu alanda uzman hukukçular tarafından yapılması önem arz etmektedir.